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Cómo evitar el fraude empresarial

Roberto  es un representante de ventas con 25 años de servicio en una compañía que desarrolla y vende software.

Roberto comenzó hace 5 años su propia empresa en este mismo ramo, realizando estas actividades personales en su jornada regular de trabajo, para lo que utiliza los activos y demás medios que le facilita su actual empleador. En estos 5 años, el negocio personal de Roberto le ha generado alrededor de Bs.F.2.500.000, en su gran mayoría proveniente de ventas a clientes de su patrono.

Clara es una gerente de relaciones públicas  de una importante empresa de distribución de licores a nivel nacional. Clara tiene un presupuesto en su área para viajes y reuniones de negocio. En los últimos dos años, ésta gerente, aprovechándose de la ausencia de un robusto sistema de revisión de reportes de gastos y de la falta de adecuados controles sobre su presupuesto, ha consignado desembolsos por BsF.135.000, que son, en realidad, el resultado de reportar varias veces la fotocopia de una misma factura, cargos por compras de joyas para uso personal y gastos de viajes con su familia, entre muchos otros.

Personas como Roberto y Clara generalmente  tienen algo en común: son individuos normales, confiables, que ayudan a sus compañeros de trabajo y que tiene la total confianza tanto de sus superiores como la de sus subordinados.

Las  personas cometen fraude cuando se conjugan tres importantes factores: oportunidad, motivo y racionalización.

La  oportunidad generalmente ocurre cuando existe tal debilidad en los controles internos, que se crea una atmosfera donde las personas pueden pensar que es altamente probable que sean exitosos cometiendo el fraude y que, por lo tanto, no serán detectados.

El  motivo generalmente es consecuencia de presiones financieras asociadas al estilo de vida de la persona, así como también es el resultado de la percepción del que delinque de la existencia de una aparente e injusta diferencia entre la remuneración recibida y su responsabilidad de trabajo. En muchos casos el motivo viene dado también por las presiones que se tienen para lograr cumplir metas en el trabajo o simplemente por la mera ambición de poseer un bien.

La racionalización es el diálogo interno del individuo que le provee con la justificación de sus acciones. El delincuente que comete fraude se convence a si mismo que ésta “remuneración” adicional es algo que merece y que su empleador le ha venido negando.Los tres factores de fraude son mitigados a través de la prevención, la detección y la respuesta.

Algunas medidas que sirven para prevenir fraudes son las siguientes: Primero, la identificación de potenciales áreas de fraude y de otras conductas inapropiadas lo cual permitirá entender los riesgos específicos de cada negocio, identificar debilidades o vacíos de control y desarrollar un plan antifraude.  Segundo, un código de conducta es uno de lo mecanismos más importantes para comunicar a los empleados aquellos estándares de comportamiento aceptables.

Tercero, en algunos países se realizan investigaciones de personas (en Venezuela esto está prohibido por la Ley), en particular de aquellas que tienen autoridad en el proceso de reporte financiero. Por último, un programa de entrenamiento y de comunicaciones internas aumentará el nivel de conocimiento y alerta de los empleados en cuanto a sus obligaciones relacionadas con los controles antifraude.

Para  detectar un fraude generalmente se llevan a cabo las siguientes actividades: en primer lugar, se provee a todos los empleados y algunas veces a terceros, con un número de teléfono u otro medio confidencial para reportar potenciales fraudes, generalmente de forma anónima. Segundo, se llevan a cabo planes de auditoría y monitoreo basados en las potenciales áreas de fraude. Finalmente, se utilizan herramientas de evaluación forense tales como pruebas analíticas sofisticadas y análisis computarizados que cruzan múltiples datos e identifican relaciones no detectables a simple vista.

Algunas  acciones que generalmente se dan cuando se ha detectado un fraude son las siguientes: Primero se lleva a cabo una investigación interna. En segundo lugar, se ponen en funcionamiento las medidas disciplinarias y los protocolos de responsabilidades previamente planeados y conocidos por los empleados y la alta gerencia. Tercero, se determina si, de acuerdo a las circunstancias, se debe hacer del conocimiento público (dentro y/o fuera de la empresa) la existencia del fraude, esto con el fin de evitar publicidad negativa, demostrar buena fe y dar por concluido el evento. Por último, se deben llevar a cabo las acciones que subsanen los daños ocasionados.Toda  empresa está expuesta en mayor o menor medida a acciones fraudulentas. Una vez que el fraude se ha detectado, éste puede ocasionar, en algunos casos, daños mayores que el componente material de la substracción.

*Socio de KPMG en Venezuela
Por Carlos Fernández V. *

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